Od 2019 r. okres przechowywania akt pracowniczych tylko 10 lat
Rada Ministrów w dniu 24 października br. przyjęła, przedłożony przez Ministra Rozwoju i Finansów, projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Najważniejsze zmiany przewidziane w powyższym projekcie obejmują skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.
Obecnie przepisy nie przewidują możliwości prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Przygotowany przez resort rozwoju projekt zakłada, że wybór formy będzie należał do pracodawcy. Zgodnie z projektem zmiana postaci z papierowej na elektroniczną będzie wymagała opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Jednak pracodawca nadal będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację w formie papierowej. Wybór formy zawsze będzie należał do niego.
Szczegółowe zasady oraz kwestie bezpieczeństwa, dostępu i warunków przechowywania dokumentacji będą określone w rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej, wydanym w porozumieniu z ministrem cyfryzacji.
W projekcie przewidziano skrócenie z 50 do 10 lat okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji osobowej i płacowej wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych ma na celu zmniejszenie obciążeń i kosztów pracodawców.
Ważne jest to, że krótszy okres archiwizacji ma być powiązany z obowiązkiem po stronie pracodawcy przekazywania do ZUS comiesięcznych raportów informacyjnych. Będą one zawierały dane niezbędne do ustalenia prawa do świadczenia oraz jego wysokości.
Nowe regulacje mają wejść w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.
